Cher lecteur, commençons cette nouvelle année 2020 – que je vous souhaite excellente – par une question importante :

Faites-vous partie de ces gens qui commencent l’année pleins de bonnes résolutions et qui les abandonnent au mois de mars sans avoir avancé ?

il est probable que oui mais, rassurez-vous, c’est le lot de 95% des gens. On souhaite tous améliorer nos vies et la plupart d’entre nous savent même par où commencer mais seulement 5% engagent les actions qu’il faut pour ça et, surtout, parviennent à les tenir sur la durée.

Des exemples de réussites impressionnants

5% ce n’est pas beaucoup mais il faut aussi avouer que ces 5% sont souvent étonnants : ils mènent de front plusieurs activités, prennent le temps d’entretenir leur réseau, passent des diplômes, entretiennent leur forme physique et tout cela en faisant face à leurs obligations familiales et professionnelles. Leur énergie semble inépuisable et on se demande comment ils parviennent à trouver le temps de dormir.

C’est par exemple le cas d’un de mes amis qui était non seulement un élève brillant de classe préparatoire mais également un athlète de niveau national qui faisait régulièrement de l’entrainement et des compétitions. Comme si ça ne suffisait pas, il suivait en parallèle un magistère d’intelligence artificielle à l’Université et prenait également des cours de guitare !

Dans un article que j’avais rédigé en mars 2017, j’évoquais aussi le cas de Steve Pavlina : avant de devenir le pape du développement personnel aux Etats-Unis, Steve Pavlina était un étudiant brillant qui est parvenu à décrocher deux diplômes universitaires (un en sciences de l’informatique et un en mathématiques) avec mention en 18 mois (au lieu des 4 ans normalement requis), tout en occupant un emploi de programmeur au cours de son dernier semestre.

(Je n’aime pas la tournure prise par les textes de Steve Pavlina ces dernières années mais si vous êtes un homme ou la maman d’un garçon, je vous conseille vraiment ce texte extraordinaire écrit en 2008 et traduit par le site devenez-meilleur.com : Comment être un homme).

Ces exemples sont là pour nous prouver qu’il est vraiment possible de réaliser des choses étonnantes malgré le poids des contingences professionnelles et familiales. Mais comment font-ils ? Ont-ils un talent particulier ? Étonnamment, la réponse est non ; dans la plupart des cas, il s’agit simplement de personnes qui sont très décidées et qui mettent surtout en œuvre une méthode de productivité hyper-efficace.

Il est difficile d’imaginer les changement qu’apportent une réelle discipline en matière d’organisation dans la vie de tous les jours avant de l’avoir essayée. Je ne dis pas que c’est facile mais on réalise tout à coup que, toutes ces années, on avançait à la vitesse de l’escargot en ayant pourtant l’impression d’être débordé!

Getting Things Done c’est quoi?

Une des méthodes de productivité les plus efficaces que je connaisse a été décrite par David Allen dans son best-seller « Getting Things Done » (GTD). En soi, elle parait assez triviale mais bien appliquée, elle fonctionne réellement.

La première étape de cette méthode est de définir clairement ses objectifs et de fixer un délai pour leur réalisation. « Clairement » veut dire qu’il doit y avoir un « délivrable » pour cet objectif : par exemple « avoir pris 10 kilos de muscle à la fin du 3^ème trimestre » et non pas « maigrir pour être en meilleur forme ».

« Passer plus de temps avec mon fils » n’est pas un objectif car il n’y a pas de délivrable. Par contre, « avoir une activité hebdomadaire que je pratique avec mon fils » est plus précise et plus engageant : il y’a un « délivrable » qui est l’activité.

Etape n°2 : Si l’objectif est trop gros (ce qui arrivera souvent car on est naturellement trop gourmand !) ou s’il est trop vague, le mieux est de le découper en « sous-objectifs » ; par exemple, pour l’objectif « passer plus de temps avec mes enfants » qui est assez vague, je peux proposer les sous-objectifs suivants : « consacrer le créneau de 18h-20h à mes enfants », « pratiquer une activité hebdomadaire avec mon fils », « organiser une soirée jeu de société par semaine », etc.

Vient ensuite l’étape n°3 du découpage en taches :  dire ce qu’on veut faire c’est bien, dire ce qu’on va faire c’est mieux. Pour chaque objectif (ou sous-objectif), il faut rédiger la liste de taches qui sera nécessaire pour le réaliser et un délai de réalisation afin accroître votre niveau d’engagement.

N’hésitez pas à organiser un petit brainstorming pour cela, c’est souvent efficace! Evidemment, il faut rester réaliste sur votre planning, car ces taches viendront en plus de vos obligations professionnelle et familiales ! Si vous travaillez à temps plein et que vous avez des enfants, partez sur l’idée que vous ne pourrez guère consacrer plus que 6 à 8h par semaine à la réalisation de vos objectifs.

Reprenons par exemple l’objectif « pratiquer une activité hebdomadaire avec mon fils » qui peut-être découpée en taches suivantes :

• Trouver un centre d’intérêt commun – 01/02 – Note : si possible domaine sportif pour objectif de « Remise en forme »
• Se renseigner sur l’existence de clubs et s’abonner ; vérifier la compatibilité des créneaux horaires – 01/03
• Suivre une formation de mise à niveau – 01/04

Si vous ne savez pas par quoi commencer pour réaliser votre objectif, c’est qu’il est trop vague ou qu’il faut simplement ajouter une première tâche de recherche ou de formation.

La 4^ème étape est de planifier les taches chaque semaine : chaque fin de semaine, prenez 20 mn pour caler vos taches dans votre agenda de la semaine suivante afin de vraiment avancer sur vos objectifs. Si vous avez décidé de reprendre le sport, planifiez vraiment vos séances de sport dans votre agenda. C’est la meilleure façon de rester engagé sur vos objectifs. Si vous ne planifiez pas vos taches, il y’a de fortes chances que vous vous laissiez noyer dans les obligations du quotidien et que vous ne les réalisiez pas. Ne négligez surtout pas cette étape, elle est primordiale!

Afin de rester engagé sur la réalisation de vos taches, je vous conseille aussi de faire un point de situation chaque mois (par exemple le 5 du mois) sur l’avancement de vos taches.En gestion de projet, c’est l’équivalent de la « réunion de reporting mensuel » qui permet de garder les personnels mobilisés sur l’objectif et d’éviter que les projets ne finissent par s’ensabler. Si vous êtes à plusieurs (vous et votre conjoint par exemple) pour réaliser l’objectif, ça permet aussi de vous recaler et de réajuster au besoin les objectifs ou les taches.

Pourquoi ça marche?!

Je crois que vous avez compris l’idée de Getting Thing Done : vous faire accoucher d’une liste précise de taches à réaliser puis vous garder en pression pour « forcer » leur réalisation. L’idée est vraiment de tuer cette fichue procrastination qui vous fait tout renvoyer au lendemain et ne jamais rien accomplir. Alors oui c’est inconfortable, oui c’est parfois lourdingue mais c’est vraiment efficace : vous allez constater que votre productivité augmente en flèche et que vous perdez beaucoup moins de temps dans des taches sans intérêt tel que consulter votre mur Facebook. Il est même probable que cela vous donne une énergie et un enthousiasme qui iront alimenter encore plus cette dynamique.

En tant qu’ancien chef de projet, voilà 3 conseils supplémentaires qui valent de l’or :

• Pour être efficace, faites toujours comme si vous étiez à la veille de partir en vacance : vous allez à l’essentiel, vous ne vous laissez distraire par rien, vous déroulez sans état d’âme à la vitesse grand V la liste de tâches que vous avez détaillée la veille sur un bout de papiers pour ne rien oublier. Ce jour là, vous explosez tous vos records de productivité. Si vous parvenez à maintenir sur la durée ce mode de fonctionnement, vous ferez vraiment des miracles!
• N’hésitez pas à vous former: nous vivons une époque extraordinaire où des gens qui sont calés dans un domaine sont prêts à partager leurs connaissances pour quelques euros. Le site Udemy propose d’excellente formations pour 10€ pendant les périodes de promotion ; si vous souhaitez une formation complète, qui aille vraiment au fond des choses et où vous êtes accompagnés, ça vous coûtera plus cher mais rarement plus de 2000€. Prévoyez toujours un budget pour réaliser votre objectif et ne mégotez pas sur la formation si elle existe, vous gagnerez un temps fou !
• Soyez pragmatique! n’essayez pas de tout anticiper à l’avance, ça ne sert à rien : listez les principales taches par lesquelles commencer, les autres suivront naturellement ; n’hésitez pas non plus à réajuster vos taches et même à revenir en arrière si vous voyez que les choses se goupillent mal. Ce n’est pas du temps perdu, vous allez souvent beaucoup plus vite quand vous recommencez une tache. N’hésitez pas non plus à laisser tomber ou à reporter une partie de l’objectif si elle s’avère trop ambitieuse : encore une fois, vous avez assez peu de temps à consacrer à la tenue de votre objectif et il vaut mieux le réaliser en partie que pas du tout.

On vous recommandera souvent de parler de vos objectifs à vos proches pour vous rajouter une couche de pression sociale : personnellement je trouve que ça ne sert à rien si ce n’est risquer de susciter des remarques narquoises ou même de la jalousie. Cet objectif n’appartient qu’à vous, vous n’avez pas besoin des autres pour le réaliser ! Mais c’est à chacun de voir en fonction de ce qui le met à l’aise ou pas.

Donc n’hésitez plus, choisissez 3 objectifs à réaliser cette année 2020, lancez-vous et essayez de tenir en appliquant GTD pendant 3 mois : vous serez surpris de voir le chemin que vous avez accompli !

Et vous, quels sont vos 3 principaux objectifs pour 2020 ? Parlez-en dans les commentaires !