Disons les choses : si vous souhaitez vraiment gagner en efficacité dans votre vie de tous les jours, le plus simple et le plus rentable est de vous concentrer sur l’amélioration de votre gestion des taches (les « todo »).

Il existe de nombreux ouvrages qui sont consacrés à la gestion des taches et parmi ceux-là figure un livre célèbre écrit par David Allen qui s’appelle « S’organiser pour réussir ». David Allen y développe la théorie intéressante que le cerveau est préoccupé par les taches en instances non maîtrisées (non notées, non traitées) ce qui l’amène à se sentir stressé et dépassé.

Organiser la collecte de vos Todo

En conséquence, D.Allen recommande de mettre en place des « boites arrivées » qui permettent de collecter ces taches en instance pour ne pas les oublier et libérer ainsi votre cerveau. Dans votre vie de tous les jours, vous aurez en gros 3 entrées (donc 3 boites) : le papier (courrier principalement), les mails et ce qui vous arrive à la volée.

Pour le courrier, c’est simple : vous mettez en place une corbeille à courriers sur votre bureau. Pour les mails, il vous suffit de taguer les mails qui appellent à une tache à réaliser (utiliser la fonction « Messages suivis » de Gmail par exemple).

Mais beaucoup de Todo arrivent également à la volée de manière peu formalisée sous forme d’une demandes faites à la voix, ou parce que vous réalisez qu’il manque quelque chose ou via une association d’idées. Le problème est que le cerveau humain n’est pas fait pour stocker ce type d’informations (d’où le fameux stress évoqué par D.Allen). Il faut donc absolument avoir sur soi un petit carnet pour les noter ou utiliser son smartphone.

Pour la gestion de vos Todo List, je recommande l’outil Wunderlist ou Cozi Family Organiser dont j’avais déjà parlé dans un précédent article. Trello offre également une interface très visuelle de gestion de vos taches qui est intéressante mais elles plus adaptée à la réalisation d’objectifs de fond (comme vos objectifs de vie par exemple).

L’étape de traitement

Une fois que vos 3 boites arrivées se remplissent, il faut maintenant les vider est c’est l’étape de traitement.

Si une tache vous prend moins de 2 minutes, prenez l’habitude de la traiter immédiatement. C’est une règle très efficace qui vous évite d’être pollué par les micro-taches.

Sinon vous classez vos taches par catégorie : @Action, @Attente (vous attendez un retour pour avancer), @Incubation (pas clair, vous stockez en attente d’éléments complémentaires), @Référence (pas d’action mais à conserver) et @Jeter (à utiliser généreusement). N’hésitez pas à faire des regroupements ou au contraire à découper une tache qui serait trop grosse.

A partir de là, vous pouvez mettre en traitement les taches de la catégorie @Actions. Si vous ne voyez pas trop quelle action mener pour réaliser une tache, demandez-vous quelle est la première action que vous pourriez mener, là tout de suite, pour vous rapprocher de la solution (technique du « premier pas »). Ça peut être par exemple une recherche sur internet pour savoir par quel bout prendre le problème.

Revoyez régulièrement vos taches

Pour que votre cerveau intègre que tout est sous contrôle, il faut impérativement revoir régulièrement vos listes de taches. Il ne se passe pas un jour sans que je ne parcoure au moins une fois ma boite de courrier papier, mes mails tagués en suivi et ma liste de Todo sur Cozi (l’outil que j’utilise).

Une bonne façon de commencer une journée est d’ailleurs de parcourir votre liste de taches pour planifier celles qui seront à réaliser dans la journée. C’est quelque chose que je recommande vraiment car on est facilement noyé dans le flux du quotidien une fois que la journée est lancée et il est difficile de s’en extraire.

Essayez cette méthode et vous serez surpris de constater qu’elle vous apportera énormément en efficacité et en sérénité, surtout si vous la couplez à d’autres méthodes de productivité, tel que Pomodoro ou Zen To Done (ZTD) que j’aborderai dans de prochains articles.

Merci d’avoir lu cet article. S’il vous a plus, n’hésitez pas à le partager ou à me le faire savoir dans les commentaires.